Перечни работ и услуг, выполняемых железными дорогами по просьбам грузоотправителей, грузополучателей, ставки договорных тарифов утверждаются в порядке, установленном начальником железной дороги, и оформляются в виде сборников, прейскурантов и т.п. и доводятся до сведения причастных работников, грузоотправителей, грузополучателей.
Договорные тарифы могут устанавливаться в различных формах: в виде провозных плат в зависимости от расстояния, надбавок (коэффициентов) к прейскурантному тарифу, ставок сборов, плат и т.п. В тех случаях, когда дополнительные работы и услуги носят разовый, нерегулярный характер или расходы по их осуществлению значительно различаются в зависимости от конкретных условий, величина договорного тарифа может устанавливаться отдельно для каждого конкретного случая (без разработки унифицированных прейскурантов).
Уровень договорных тарифов фиксируется в протоколе (договоре) согласования, который подписывается руководителями предприятия федерального железнодорожного транспорта и предприятия - заказчика работ, услуг. По просьбе заказчика работ, услуг ему предоставляется калькуляция для ознакомления.
В обычном коммерческом договоре контрагентами признаются в большинстве случаев две стороны: продавец и покупатель, арендатор и арендодатель, заказчик и подрядчик. Процесс транспортировки, как правило, сложнее. В нем всегда принимают участие более двух сторон. В стандартном случае перевозка связывает воедино интересы по крайней мере трех сторон — грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. А иногда в ней принимают участие и другие участники транспортировки. В сегодняшних условиях вопрос о юридическом статусе участников перевозочной деятельности становится еще более сложным, поскольку, с одной стороны, многие операции, выполняемые ранее одним перевозчиком, теперь производят различные организации, с другой стороны, появляются дополнительные услуги, которые раздвигают границы собственно договора перевозки.
Так, в настоящее время на сети железных дорог России действуют операторские компании, т.е. «юридические лица или индивидуальные предприниматели, имеющие вагоны или контейнеры на праве собственности или ином праве и участвующие на основе договора с перевозчиком в осуществлении перевозочного процесса с использованием указанных вагонов, контейнеров».
Помимо операторов более двух тысяч структур владеют вагонами и используют их для транспортировки грузов.
По тому же закону перевозчиком называется «юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки железнодорожным транспортом общего пользования обязанность доставить пассажира, вверенный им отправителем груз или багаж из пункта отправления в пункт назначения, а также выдать груз или багаж уполномоченному на его получение лицу (получателю)».
В тех случаях, когда указанные предприятия не имеют возможности подписать протокол (договор) согласования договорных тарифов, протокол (договор) может быть заключен путем обмена документами, подтверждающими согласие сторон (телефонограмма, телеграмма, телекс, телефакс и т.п.).
Базой для определения уровня договорных цен являются расходы железной дороги по осуществлению соответствующих операций.
Максимальный размер договорного тарифа определяется на основе экономически обоснованной себестоимости выполнения работ и услуг с учетом необходимого уровня рентабельности. При этом уровень рентабельности не может превышать 35% по отношению к расходам.